Det är svårt att dra en knivskarp gräns mellan vad de här orden står för. De ligger nära varandra i betydelse och handlar alla om någon sorts anvisningar för hur man bör handla och agera. I Rikstermbanken finns definitioner för policy, plan och rutin och utifrån dessa kan man få en ungefärlig bild av hur begreppen förhåller sig till varandra.

Policy används vanligen om grundprinciper för en organisations handlande, ofta på ett rätt allmänt och övergripande plan. Exempelvis kan en hållbarhetspolicy ange vilka aspekter av ekologisk, social och ekonomisk hållbarhet som särskilt ska vägas in när beslut fattas inom en organisation eller hur verksamheten överlag ska bedrivas.

Riktlinjer rör ofta mer avgränsade verksamheter och har drag av konkreta anvisningar och regler, exempelvis webbriktlinjer som anger vad man bör tänka på när man skriver eller på annat sätt arbetar med webbtexter på en webbplats.

En plan kan stå för en förutsedd kedja av handlingar som ska leda till att man uppnår ett visst mål. Med handlingsplan avses ofta själva åtgärderna för att nå målet, och kan därför upplevas som mer kraftfull.

Mest detaljerad är rutin, som står för ett likartat sätt att utföra en viss återkommande aktivitet, exempelvis steril rutin som ska följas inom hälso- och sjukvård för att inte mikroorganismer ska komma i kontakt med steril vävnad.

Eftersom gränsen mellan vad orden står för är vag och eftersom organisationer använder orden på olika sätt, rekommenderar vi att man tydliggör vad just den egna organisationen har bestämt sig för att kalla en viss typ av handlingsanvisningar. Det kan man göra genom formuleringar som exempelvis Med policy avser Myndigheten x, med riktlinjer y.

Läs även: Vad heter policy i plural?